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押さえておきたい!請求書のルール

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請求書を確認する女性

事業を行う上で、請求書のやり取りは欠かせないものです。

しかし、初めて事業を行う際には、請求書をどのように作成すればいいのか分からず困ってしまうこともあるのではないでしょうか。

間違った請求書を作成して

  • お客様や取引先に迷惑をかけたら大変
  • 税申告など手続きの時に受理されないのではないか

というような事態にならないか、不安な気持ちになる場合もあるでしょう。

そこで今回は、請求書の基本的なルールについてご紹介いたします。

請求書についてお悩みの場合は、ぜひ参考にしていただけると幸いです。

”請求書”のフォーマットは存在しない

請求書

実は請求書には、この場合にはこの形式を使わないければいけないというような明確なルールはありません。

会社ごとに自由なフォーマットで作成して差し支えないのです。

しかし、自由だといわれると却ってどのように作成すればいいのか悩んでしまうでしょう。

請求書は書類ですので、取引を証明できるようになっている必要があります。

その事項を埋めていけば、大体の形は決まっていくことでしょう。

また、インターネット上にも様々なフォーマットが公開されています。

そのまま作成してもいいですし、それを基に独自の請求をデザインしてみるのもおすすめです。

請求書に記載しなければならない事項

請求書の内訳

請求書に記載しなければならない事項は、国税省のサイトに記載があります。

No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁 (nta.go.jp)

基本的には、以下の5項目です。

  1. 請求書を作成者の氏名または名称
  2. 取り引きした年月日
  3. 取り引きの内容 ※軽減税率対象のものは分かるように記載
  4. 税込みの取引金額
  5. 書類の交付を受ける者の氏名または名称

「4. 税込みの取引金額」に関しては、軽減税率対象の品目がある場合、税区分ごとに分けて記載する必要があります。

そして、「5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」は、小売業、飲食店業、タクシー等を営む事業者の場合、省略することも可能です。

なお、現金のやりとりではなく銀行振込を行う場合、支払期限や振込先の情報も忘れずに記載するようにしましょう。

また、印鑑を押すことは必須ではありませんが、偽装防止という観点から押しておいた方が現状は無難です。

このような記載の仕方もOK

OKをする女性

請求書の記載方法は国税庁のサイトに、このような記載でも構わないと書かれています。

(1) 課税期間の範囲内で、一定の期間内の取引をまとめて記載する方法

(2) 商品名等について、個々の名称でなく包括的な記載であっても、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法

(3) 商品名を記号や番号などで表示してあっても、記号表などにより、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法

(4) 軽減税率対象品目に「※」や「☆」等の記号を記載し、記号が軽減税率対象品目を示すことを明らかにしておく必要がありますが、これ以外に、例えば、同一請求書内で、商品を税率ごとに区分し、区分した商品が軽減税率の対象であることを表示方法や、税率ごとに請求書を分けて発行する方法があります。

No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁 (nta.go.jp)

つまり、一つずつの商品について、その名称や金額を正確に記載していなくても問題ないということです。

まとめたり、記号や番号など管理しやすい方法で記載しても構わないと書かれています。

ただし、請求書を送る相手が意味不明なようでは困りますので、相手にも伝わるよう注意を払う必要があるでしょう。

請求書の送り方のマナー

着物の女性

請求書は作成した後、相手方にわたさなければ意味がありません。

相手方に請求書を送付する方法として

  • 郵送
  • FAX
  • メール

といった手段が考えられます。

郵送で送る場合、三つ折りにして送ることが多いです。

請求書はA4サイズで作成するのが一般的ですので、封筒は縦に入れる場合は長形3号、横に入れる場合は洋形4号を選ぶようにしましょう。

FAXで送る場合は、特に問題はないかと思います。

メールで送る場合は、エクセルで作成したものをそのまま送ると加工できてしまいます。

ですので、加工ができないようにPDFに変換するなどしてから送付するよう注意しましょう。

相手に伝わる請求書を意識して作成しましょう

ガッツポーズをする女性

ご紹介した通り、請求書には必ず記載しなければならない事項があります。

その事項を記載しなければいけないのはもちろんです。

しかし、一番大切なことは「請求する相手に内容が分かりやすく伝わるか」という点でしょう。

特に相手方と揉めやすいのが

  • 振込手数料はどちらが負担するのか
  • 税込みか税抜き表記か
  • 支払いの期限はいつまでなのか

という点です。

また、細かいところですが金額を記載する際は、読みやすいように3桁ごとにカンマを打つなどの配慮があると尚良いでしょう。

せっかく取引が決まり請求書が発行できる段階で、無用のトラブルは避けられるよう配慮して作成しましょう。

>>請求書のフォーマットを無料でダウンロードはこちらからできます!

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